Fotokopi makinası günümüz dünyasında iş yerleri ve benzeri yerlerde bilgisayar ve telefon ile yarışır bur kullanım alanına sahiptir. Ama çalışanlar ya da yeni kullanmaya başlayanlar için oldukça kafa karıştırıcı bir kullanım alanına sahip gibi görünüyor. Ancak bu makinaların temel çalışma prensibi günümüze kadar çok az değişikliğe uğramıştır. Kolayca herkes yapabilir işte fotokopi makinası nasıl kullanılır sorusunun cevabı:
Fotokopi makinası dikkatlice kapağı tarafından açılır. Açma kapağının üst kontrol panelinde bulunan açma kapama tuşu bulunmalı açmak için, bazı fotokopi makinalarının ise açma kapama tuşu yan taraflarda bulunabiliyor. Çoğu fotokopi makinası uyku modu özelliğine sahiptir bu nedenle uyku halinde olabiliyor. Bu durumda makinayı uyandırmak için copy tuşu bulunup basıldığında uykudan uyaracaktır.
Fotokopi Makinası içine yerleştirilecek olan, kopyalama işlemi için hazır bulunan obje, fotokopi makinasının üst taraftaki kapağın altında Bulunan planet denilen cam yüzeyin üstüne konulur. Bütün bunların yanında bu objeyi yerleştirmek için ayrıca makinanın üst taraflarında gerekli talimatlardan da yârdim alınabilir. Bu objeyi dikkatli ve güvenli bir şekilde yerleştirdikten sonra kapak indirilip kapatılır. Ama dikkat etmek Gereken bir nokta vardır bu cihazlarda platen cam üstünde belge besleyici bulunuyorsa bu orda bırakılmalı ve müdahale edilmemelidir. Belge bu besleyici üzerine konur bütün cihazlarda belgelerin yönü genellikle yukarıya doğru olarak bırakılır cihazdan cihaza farklı olabilme durumu da vardır. Bu noktada belge besleyici üzerinde ya da farklı bir noktada bunu belirtir talimatlar yer alıyor olabilir. Fotokopi makinasının sahip olduğu ekran kısmından ve bulunan tuşlar ile çekilecek kağıdın fotokopi sayısı veri girişi yapılır. Dokunmatik ekran olma durumunda bu yönde seçimler yapılır ayrıca eğer renkli fotokopi makinası ise siyah beyaz renklerinden biri seçilerek, renkli ya da renksiz seçimi yapılır. Kontrol panelinden uygun kağıt boyutu seçilir.
Toplama birleştirme küçültme ayırma gibi çoğu işlem bu sırada yapılabilir. Bu noktadan sonra genellikle yeşil ya da kırmızı renkli copy tuşuna basılır ve fotokopi işlemi için beklenilir, o ana kadar makina beklemedeyse iki dakika içinde kendine gelir ve işleme başlar.